Case: Air Greenland
Under mottoet "Vi gør Grønland tilgængelig" er det nationale, grønlandske luftfartsselskab Air Greenland blandt de primært ansvarlige for, at man kan krydse de enorme afstande på verdens største ø.
Virksomheden ejes af det grønlandske selvstyre og er næsten altid med i billedet, når besøgende vil opleve den store, hvide stilhed på indlandsisen, geologer tager mineralprøver på fjerne fjeldmassiver eller verdensledere holder møde om global opvarmning med udsigt til kælvende isbjerge i Diskobugten. Sådan har det været længe og selskabets fly, medarbejdere, hotel- og rejseselskaber får kun endnu mere travlt, når de internationale lufthavne i Nuuk og Ilulissat står færdige om ganske få år.
Men som i alle andre virksomheder forventer de knap 640 medarbejdere også at få løn til tiden korrekt og uden fejl eller andre kedelige overraskelser. Det er en helt uomgængelig nødvendighed, men her skal Air Greenland håndtere nogle særlige udfordringer.
Særlige udfordringer gør lønberegning mere kompliceret
"De fleste af vore medarbejdere bor i Grønland, mens andre bor i Danmark, og her gælder ikke samme regler for skat og ferie. Eksempelvis betaler man arbejdsmarkedsbidrag i Danmark, men ikke i Grønland. Ligeledes skal der ikke indberettes nær så mange informationer til skattevæsenet for medarbejdere i Grønland som for dem, der bor i Danmark," forklarer Louise Langholz, regnskabschef i Air Greenland.
Det hele styres imidlertid via ét og samme lønsystem, Lessor, der er integreret til Air Greenlands Microsoft Dynamics AX.
"Groft sagt kan løn- og økonomisystemer bedst lide, når alle medarbejdere er omfattet af identiske regelsæt. Men det er de ikke hos os, og det kræver en vis teknisk snilde at håndtere. Især når der kommer opdateringer fra Lessor eller når regler og lovgivning ændres," bemærker Louise Langholz.
Stor fordel med et fast team af konsulenter
Derfor arbejder Air Greenland tæt sammen med Columbus, der yder support og hjælper med udvikling på de to systemer. Her hjælper det særligt, at man som en af de ganske få partnere er i stand til at kombinere et speciale indenfor Microsofts Dynamics med dybt kendskab til Lessor.
Det gør en forskel i hverdagen for lønkonsulent Marie Berthelsen. Hun har været ansat hos Air Greenland gennem en årrække og fortæller, hvorfor det er så afgørende med adgang til eksperthjælp, når systemet gør knuder.
"Det er jo komplekse systemer, og undertiden opstår der fejl eller situationer, som vi skal have nogle til at hjælpe med. Men det kan være meget svært at forklare den slags forstyrrelser til andre. Dels følger fejlene ikke altid et bestemt mønster, dels ved du ofte ikke, hvad den bagvedliggende årsag kan være," siger Marie Berthelsen.
"Her gør det en stor forskel, at vi arbejder tæt sammen med et lille, fast hold specialister fra Columbus, som både kender systemerne og vores specifikke setup rigtig godt. Derfor skal vi ikke bruge så meget tid på mellemregninger, men får hurtig og effektiv hjælp. Det er en afgørende fordel i hverdagen,”"tilføjer hun.
Ny ferielov krævede ekstra indsats
Lønteamet er i hyppig kontakt med Columbus, og i særdeleshed når der kommer opdateringer til Lessor. For ændringer ét sted i systemet kan let "sprede" sig og have utilsigtede bivirkninger.
Nogle situationer kræver dog mere end andre. Det gjaldt eksempelvis, da Air Greenland skulle blive klar til den nye ferielov. Den trådte i kraft i september 2020, havde betydning for dansk bosiddende medarbejdere og gjorde det nødvendigt at foretage en række justeringer i både virksomhedens AX- og Lessor-løsninger. Her var det særligt afgørende at sikre på forhånd, at ændringerne ikke fik afledte effekter, som skabte fejl i udbetalingerne til de grønlandske medarbejdere.
"Her havde vi to Columbuskonsulenter på besøg i et par uger her i Nuuk. De hjalp med at sikre, at vi blev helt klar til den nye ferielov og med at sørge for, at vi blev klar til den ekstraordinære udbetaling af feriepenge i forbindelse med COVID-19. Der er ingen tvivl om, at det var en opgave, som krævede en del ekstra af dem. Men konsulenterne gik til den med metodisk grundighed, de kendte deres stof og de nåede i mål," siger Louise Langholz.
Hurtig hjælp – også uden for dansk kontortid
Selv om det i princippet burde være en selvfølge at få rettidig og kompetent hjælp fra sine leverandører, så oplever hun, at det ikke nødvendigvis altid er tilfældet. Særligt kan tidsforskellen på fire timer mellem dansk og grønlandsk tid give udfordringer for danske konsulenter og for Air Greenland.
"Men det oplever jeg aldrig som en udfordring med Columbus. Konsulenterne har stor forståelse for, når tingene haster og de er helt skarpe på, når et problem skal prioriteres. Vi får hurtigt svar og også tit langt uden for det, der opfattes som almindelig, dansk arbejdstid. Så når jeg har et problem med AX eller Lessor, så bliver det løst, og det bliver løst hurtigt," konstaterer Louise Langholz.
"Samtidig er det en stor fordel, at det er de samme konsulenter, som hjælper os hver gang. De kender os og vores systemer rigtig godt og er både gode holdspillere, fleksible og dybt kompetente. Det sætter vi virkelig stor pris på," bemærker hun.
I dag oplever Air Greenland ikke de samme udfordringer.Med Columbus’ hjælp driver virksomheden i dag deres lønaktiviteter med et system, der sikrer færre fejl i medarbejdernes løn. Og skulle der være det mindste problem med systemet, står Columbus hurtigt klar med rådgivning – også uden for dansk arbejdstid.
Oplever du nogle af de samme udfordringer, som Air Greenland gjorde, eller har du brug for rådgivning vedrørende andre systemløsninger, så tag fat i vores ekspert, og hør mere om, hvordan Columbus kan hjælpe dig.
