Case: Logitrans
Der står Logitrans på mange af de produkter, der rundt om i verden bruges til effektivt at rykke rundt på forskellige tønder med råvarer, tonstunge papirruller på trykkerier eller til at stable fyldte paller på et lager.
Virksomheden udvikler, producerer, sælger og servicerer ergonomisk håndteringsudstyr til en lang række brancher, men savnede bedre indsigt i egne data og processer. Både på hovedkontoret i Ribe samt i de amerikanske og kinesiske afdelinger.
"Lige som mange andre har vi længe håndteret rapportering ved at trække data ud af vores ERP-system og samle dem i Excel. Det var lavpraktisk og vi fik det til at fungere, men med tiden blev ulemperne for store. Dels blev regnearkene så omfattende, at det var svært og tidskrævende at holde dem opdateret. Dels var det svært at håndhæve fælles metodikker, hvilket gjorde det svært at stole på de konklusioner, vi nåede frem til," konstaterer virksomhedens CFO, Kenneth Mulberg.
Samtidig ønskede Logitrans at gøre den interne rapportering tilgængelig for en større personkreds – herunder at give sælgerne præcis viden om performance og om, hvor det bedst kan svare at fokusere sin indsats.
Fik centrale BI- og ERP-kompetencer samme sted
Kenneth Mulberg og IT-chef Anders Grønbech blev derfor primus motor for et projekt, der skulle styrke Logitrans’ indsigt i salg og omsætning med moderne og brugervenlig Business Intelligence. Men man var samtidig indstillet på, at endemålet skulle være en løsning forankret i forretningens konkrete behov og ikke "blot" endnu et IT-projekt. Efter at have afsøgt markedet måtte Logitrans dog erkende, at kun de færreste danske BI-huse var helt hjemmevante i det ERP-system, M3, som Logitrans anvender.
"Columbus var allerede vores partner på M3, og vi havde et rigtig godt samarbejde. Så dén del var der styr på. Mindst lige så afgørende var det dog, at de også er stærke på BI og havde en BI løsning som de var villige til at investere ekstra i at koble på M3. Så vi fik BI- og ERP-kompetencer ét og samme sted," forklarer Anders Grønbech.
"Vi har kun én sandhed at tage hensyn til"
Logitrans besluttede at lægge ud med at bruge BI løsningen til at styrke salgsindsatsen. Første iteration af BI-løsningen kigger derfor ind i bl.a. ERP- og CRM-systemerne, udstiller rapporterne via Power BI og giver sælgerne indblik i historik på kunderne fordelt på produkter, omsætning og fortjeneste.
"I dag kan sælgerne nemmere forberede sig før et møde med kunderne og ikke kun på baggrund af månedgamle rapporter, som vi tidligere kunne levere. I dag er datagrundlaget praktisk taget realtimebaseret, ligesom rapporterne og brugergrænsefladen er langt nemmere at gå til. Det gør en stor forskel," siger Kenneth Mulberg.
"Dertil kommer en faktor, der er mindst lige så afgørende: Der er langt bedre styr på de bagvedliggende data og underliggende processer. Vi har kun én sandhed at tage hensyn til og skal ikke hele tiden fundere over, om vi nu også kan regne med konklusioner og rapporter," tilføjer han.
Intern ambassadør bakker op og sikrer løsningens relevans
Allerede tidligt i forløbet arbejdede projektledelsen tæt sammen med en ambassadør i sælgergruppen. Det var med til at sikre, at man fokuserede på de elementer og den indsigt, sælgerne faktisk havde behov for, samt at man fik en god allieret i bestræbelserne på at sikre, at den nye BI-løsning faktisk ville blive brugt med rådgivning fra Columbus BI-eksperter.
"Vi er gået live for kort tid siden, men fornemmer at der tages rigtig godt mod løsningen. Ikke mindst fordi vi har én fra brugergruppen, der både er begejstret for løsning og perspektiver, men som også kan stille kritiske spørgsmål undervejs. Det er meget værdifuldt," siger Kenneth Mulberg.
"Men vi har allerede haft de første ”aha-oplevelser. Løsningen er meget brugervenlig, og dens heatmap gør det for eksempel nemt at få et geografisk overblik over indsats og kundernes placering. Her har vi tydeligt kunne se, at vi næsten er dækket for godt ind nogle steder og med fordel kan prioritere ressourcer til områder, hvor vi er mere tyndt besat. Det er utroligt brugbart," forklarer han.
Endelig får sælgerne overblik over alle salgsrelaterede informationer i ét system, hvilket begrænser behovet for hele tiden at skifte mellem forskellige løsninger eller regneark.
BI-projektet har modnet organisationen og givet appetit på mere
Indledningsvis er den salgsorienterede BI-løsning rullet ud i Danmark, men de amerikanske og kinesiske afdelinger kobles på i første kvartal af 2021. Dertil har Logitrans en række nye initiativer på vej og håber indenfor en overskuelig fremtid også at kunne bruge den til at måle på eksempelvis antal kundemøder og andre kundeinteraktioner. Tilsvarende er der store muligheder ved at lade BI-løsningen samle nøgleinformationer om logistik og produktioner.
"Der er virkelig mange spændende muligheder, og når vi internt kalder projektet for "Kill the spreadsheets!" er det ikke helt ved siden af. Vi er kun lige begyndt," siger Anders Grønbech.
"Indledningsvis havde vi en idé om, at vi selv ville kunne udvikle nye rapporter fra bunden, men det viste sig trods alt at være for optimistisk; her har vi stadig behov for spidskompetence fra Columbus. Men vi er blevet langt skarpere på strukturering og forberedelse af data. I dag har vi også markant bedre forståelse for, hvad der kan lade sig gøre og hvordan vi kommer dertil. Der er ingen tvivl om, at dén modenhed vil gavne os fremover som organisation," tilføjer Anders Grønbech.
