Case: Semler Gruppen
Med 2.300 ansatte og en årsomsætning på cirka 15 milliarder kroner er Semler Gruppen Danmarks største virksomheder inden for mobilitetsbranchen. Semler Gruppen repræsenterer blandt andet brands som Volkswagen, Audi, Skoda, Seat og Porsche, hvortil kommer et solidt aftryk på landbrugsmarkedet med John Deere og Väderstad.
"Vi har mange og meget forskelligartede aktiviteter på tværs af Semler Gruppens selskaber. Det giver basis for en vis kompleksitet, når vi skal implementere og håndhæve politikker og procedurer på tværs af hele gruppen. Vi forsøger derfor altid at have fokus på at kombinere compliance med forenkling" forklarer Mark Nissen, Head of Financial Governance, Risk and Compliance, Semler Gruppen.
Semler Gruppen var blandt de første i Danmark, der begyndte at implementere Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations i fuld udstrækning, og skiftet har givet mange fordele. Men Mark Nissen oplevede også et behov for at adskille funktioner og skære brugerrollerne skarpere til. Eksempelvis var der behov for at forebygge, at én og samme person både kan rette bankoplysninger på kunder samt udstede kreditnotaer og dermed – potentielt – kanalisere penge ind på sin private konto.
"Jeg tror ikke, at vores medarbejdere kunne finde på dén slags, men allerbedst er det jo helt at udelukke muligheden. Vi har dog også andre grunde til at tilstræbe en mere systematisk funktionsadskillelse. Både med henblik på sikkerhed og risikostyring, men også for at forenkle brugergrænsefladen så vores medarbejdere kun har adgang til det de skal bruge i deres arbejde, så de ikke ved et uheld får ændret i noget utilsigtet" siger Mark Nissen.
Opnår lettere ønsket niveau af overblik og kontrol
Vi kan nu gennemgå hver enkelt rolletype i Dynamics 365 systematisk, tegne rollen op, vælge rettigheder og funktionaliteter til eller fra og skære rollerne langt skarpere til - Mark Nissen
Det kan være meget tidskrævende at gennemgå alle elementer i en brugerrolle manuelt i Dynamics 365 F&O – og da man på nogle områder havde over 10 forskellige rolleprofiler inden for samme område, var det reelt uoverkommeligt.
"Vi har længe haft et tæt samarbejde med Columbus og besluttede at kigge nærmere på – og implementere - Security Compliance Studio. Primært fordi løsningen kunne hjælpe os med at styrke overblik og kontrol," siger Mark Nissen.
I dag kan Semler Gruppen bl.a. lettere gennemskue og tilpasse funktions- og rettighedshierarkiet for hver enkelt brugerrolle. "Vi kan nu gennemgå hver enkelt rolletype i Dynamics 365 systematisk, tegne rollen op, vælge rettigheder og funktionaliteter til eller fra og skære rollerne langt skarpere til," forklarer Mark Nissen.
Optimerede roller genbruges let på tværs af organisationen
Det er heller ikke nødvendigt med ekstern ekspertassistance ved tilpasning af roller, da opgaven i dag kan klares af interne superbrugere. Det er blevet nemmere at eksportere og duplikere roller på tværs af koncernen. Det giver effektivitetsfordele, gør det lettere at ensrette design af roller og rettigheder – og har givet grundlag for at reducere antallet af roller betydeligt.
"Samtidig kan revisorerne i dag nøjes med at gennemgå funktionadskillelsen i stedet for at analysere hver enkelt rolle. Det gør det muligt at revidere os hurtigere og mere omkostningseffektivt" siger Mark Nissen.
Løsning giver grundlag for licensoptimering
Vi er ret tunge på de mest kostbare operationslicenser, så her er der måske grundlag for at optimere - Mark Nissen
Han konstaterer, at selv om styrket risikohåndtering er det vigtigste parameter ved løsningen, så giver den også grundlag for at optimere Dynamics-licenserne. Blandt andet fordi Security & Compliance Studio gør det nemmere at gennemgå roller med henblik på at minimere antallet af funktionaliteter til det nødvendige – samt at gennemskue, hvilken betydning hver enkelt ændring har for licenstypen.
"Vi er ret tunge på de mest kostbare Operationslicenser, så her er der måske grundlag for at optimere" siger Mark Nissen. Dertil kommer, tilføjer han, at Security & Compliance Studio har været med til at fremme gruppens modenhed inden for Dynamics 365.
"Vi har et tæt og givtigt samarbejde med Columbus inden for Dynamics 365 Finance & Operations. Men vi er også selvkørende på en række områder, hvor det giver mening at være det. Med Security & Compliance Studio har vi været i stand til at overlade endnu flere opgaver til superbrugere, ligesom vores setup har styrket vores modenhed" tilføjer han.
Overlad flere opgaver til superbrugere, og styrk din virksomheds modenhed med Security & Compliance. Så kan du opnå nogle af de samme fordele, som Semler har oplevet gennem deres samarbejde med Columbus. Vores eksperter står klar med rådgivning. Så tøv ikke med at kontakte os.
