Pilgrim starter ambitiøs vækstrejse med ny digital platform

Case: Pilgrim

Columbus har hjulpet den danske smykkevirksomhed Pilgrim godt i gang med en ambitiøs vækstrejse. Først blev Pilgrims behov og muligheder klarlagt gennem omfattende forretningsstrategisk rådgivning. Derefter etablerede Columbus en sammenhængende digital platform for hele Pilgrims organisation.

Fokuspunkterne var automatisering af manuelle processer, mere effektiv drift og sikring af gode kunderejser i alle Pilgrims mange salgskanaler. Det centrale strategiske værktøj er det roadmap, som Pilgrim har fået lagt for sin digitale transformation.

Pilgrim er både forhandler og grossist på et omskifteligt marked med mange forskellige kundebehov. Pilgrim vidste, i hvilke retninger virksomheden ønskede at vækste, og at nye digitale løsninger var afgørende for at nå de ambitiøse målsætninger. Men Pilgrim vidste ikke, hvordan det skulle realiseres i praksis.

Columbus’ mål var at give Pilgrim detaljeret rådgivning om samtlige af deres udfordringer. Derfor blev rådgivnings-teamet sammensat af både forretningskonsulenter, eksperter i digital transformation, IT-konsulenter og industrieksperter. Målet var en fremtidssikker løsning. En løsning, der både kunne klare Pilgrims tekniske udfordringer her og nu og give Pilgrim et digitalt fundament for at indfri ambitionerne om yderligere vækst med skalérbarhed og kædedrift.

ERP-system var på vej ud af support

Den succesrige danske smykkevirksomhed havde planer om yderligere vækst, men stod med en kritisk udfordring: Virksomhedens eksisterende ERP-system Dynamics AX 2012 var på vej ud af support. Det skulle enten erstattes af et helt nyt ERP-system eller opgraderes til næste generation – Dynamics 365.

I samarbejde med Columbus gik Pilgrim i gang med at kortlægge fordele og ulemper ved forskellige IT-løsninger, der kunne hjælpe virksomheden videre på sin vækstrejse både teknisk og strategisk.

Der blev afholdt en række workshops, hvor forretningen og dens vækstplaner blev analyseret. Samtidig blev de mange store og små IT-systemer, som Pilgrim benyttede rundt omkring i organisationen, kortlagt og holdt op imod funktioner og forretningsområder. Det omfattede både de kundevendte frontoffice-systemer, systemer til den daglige drift og back office-løsninger til centrale støttefunktioner.

Columbus understøtter kunderejsen

En af de udfordringer, som den nye platform har løst for Pilgrim, er håndteringen af virksomhedens mange salgskanaler. De spænder fra Pilgrims egen webshop og egne fysiske butikker til andre forhandleres webshops, diverse shopløsninger på sociale medier og fysiske forhandlere i Danmark og udlandet.

Pilgrim ønskede at få centralt overblik over alle de systemer, der gør virksomheden konkurrencedygtig i en ny virkelighed med omnichannel-salg og -marketing. Det overblik skulle en ny samlet ERP-løsning kunne levere. Processen gav yderligere Pilgrim overblik over, hvor mange forskelligartede støttesystemer, der allerede var i brug på tværs af organisationen.

Via analyse og samarbejde særligt omkring kunderejsen fik Pilgrim øjnene op for, hvor kompleks kunderejsen er, og hvordan forståelsen af deres brand kunne opfattes forskelligt på tværs af kontaktpunkter. Her var det vigtigt, at Pilgrims kunder møder brandet som ét Pilgrim uanset platform og teknologi. For Pilgrim betyder det, at de nu er langt mere bevidste om, hvad kunderne forventer. Og virksomheden har et langt bedre overblik over indsatspunkter. Columbus hjalp Pilgrim med at understøtte kunderejsen gennem de forskellige salgskanaler og identificere den bedste teknologi, der kunne understøtte hver enkelt kunderejse optimalt.

Det har betydet, at Pilgrim nu er lykkedes med at smelte deres salgskanaler bedre sammen. Derved er siloerne mere eller mindre nedbrudte. Det gør dem i stand til at tilgå markedet som ét Pilgrim, og det understøtter deres omnichannel-strategi langt bedre nu end tidligere – velvidende at deres omnichannel er generisk og kræver en kontinuerlig indsats.

Valget faldt på en Dynamics 365-løsning

I stedet for at vælge mellem re-implementering eller 1:1 opgradering anbefalede Columbus at gøre brug af en hybrid implementeringstilgang for at kunne understøtte Pilgrims forretningsprocesser bedst muligt. Metoden bestod i at lave en 1:1 opgradering ved at løfte relevante kode-funktioner fra AX 2012 over i den nye cloud-version og dermed re-implementerer en ny database baseret på tidligere viden. Det gav mulighed for, at velfungerende funktioner i det gamle AX-miljø kunne bibeholdes. I første fase identificerede Columbus, hvilke løsninger og data der ikke var behov for efter en opgradering til den nye cloudbaserede platform. Samtidig blev en række forretningskritiske specialløsninger, som Pilgrim selv havde fået kodet og udviklet på gennem årene, indsat i den nye løsning, så de stadig gør en forskel.

Ny brugergrænseflade – samme funktionalitet

Det var vigtigt for Pilgrim, at medarbejderne kom ind i en kendt verden, når de loggede på Dynamics 365. Nok var brugergrænsefladen anderledes end den, de kendte, men funktionaliteten var den samme. Test af disse funktionaliteter i det nye miljø sikrede, at Pilgrim kunne køre videre uden at skulle ændre sine forretningsgange. Det lettede overgangen til den nye platform for medarbejderne. Processen identificerede også områder, hvor Pilgrim ville have gavn af nye systemer, der var integreret i Dynamics 365.

Nyt bankmodul frigiver tid og ressourcer

Som en del af projektet var der fokus på optimering af processer og systemer. Det gjaldt blandt andet implementering af et nyt bankmodul med automatiseret afstemning af alle Pilgrims konti på tværs af virksomhedens mange matrikler og samarbejdspartnere i de lande, hvor Pilgrim er til stede. Bankmodulet automatiserer mange processer, som hidtil har været udført manuelt. Det frigør tid og ressourcer til andre værdifulde aktiviteter. Denne automatisering er helt central i arbejdet med at ruste Pilgrim til en planlagt vækst, der ventes at øge antallet af kreditkorttransaktioner med millioner.

Altid compliant

Ude i Pilgrims egne butikker blev betalingsterminalerne som det første udskiftet og integreret i et nyt POS-system (Point Of Sale), der lever op til nye PCI-krav til sikkerhed ved brug af betalingskort. Dermed kunne Pilgrim fra første dag med Dynamics 365 nyde flere af fordelene ved det cloudbaserede ERP-system. Først og fremmest er Pilgrim nu sikker på, at virksomhedens ERP- og POS-system altid er fuldt opgraderet med de nyeste releases fra Microsoft. Pilgrim behøver derfor ikke længere at starte et nyt IT-projekt for at foretage opgraderinger, der giver fuld understøttelse af alle lovkrav.

Tracking af udstillinger styrker salg og branding

En anden udfordring, der er blevet løst med det nye ERP-system, drejer sig om præsentationen af de smykker, Pilgrims B2C-kunder kan se i Pilgrims egne butikker og hos forhandlere – for eksempel i lufthavne verden over. Det er essentielt for Pilgrims branding, salg og vækst, at kunderne ikke oplever spyd, smykkestativer og andre udstillinger, hvor der mangler varer. I retail kaldes planen over varers fysiske placering i hver butik et planogram. I kraft af sit nye ERP-system kan Pilgrim nu spore varerne i sine mange planogrammer og dermed effektivisere pluk, pakning og forsendelse. Det sikrer et mere kontinuerligt salg og bedre kundeoplevelser i de fysiske butikker.

Hurtige gevinster – og langsigtet udvikling

Som en konsekvens af hybridløsningen tog Columbus i første fase altså bevidst kun de hurtige gevinster, der kunne løse nogle frustrationer i organisationen. I næste fase skal Pilgrim i samarbejde med Columbus beslutte, i hvilken rækkefølge yderligere optimeringer skal finde sted. Fremtidige fokusområder er for eksempel returprocesser, fragtpriser og pluk fra lageret med robotteknologi. På det strategiske plan giver den indbyggede intelligens i Dynamics 365 Pilgrim nye muligheder for at træffe beslutninger på et oplyst, databaseret grundlag. Efterhånden som processer bliver strømlinet og gjort automatiske, kan stadig flere Excel-ark fra gamle manuelle processer elimineres. Således kan Pilgrim hurtigere end før tilpasse sig de omskiftelige vilkår på sine mange markeder.

Et roadmap er ikke statisk

Det nye roadmap for Pilgrims digitale udvikling er ikke en statisk størrelse. Det bliver opdateret og skærpet løbende. Det er både et strategisk værktøj for ledelsen og et dagligt arbejdsredskab for organisationen som helhed, når der skal prioriteres blandt de mange digitale muligheder.

Og det er netop en af pointerne ifølge konsulenterne hos Columbus: et roadmap for en organisations digitale udvikling skal ikke opfattes som mejslet i sten.

Nej, det er skabt for at blive taget frem jævnligt for at blive justeret i takt med nye markedsvilkår. Og for at holde hele Pilgrims organisation opdateret på, i hvilken retning der arbejdes.Og hvis strategiske prioriteringer ændres undervejs, bliver de løbende indarbejdet i virksomhedens roadmap for Pilgrims digitale transformation.

Oplever du også stigende vækst for din virksomhed, eller ønsker du blot effektivisering og optimering ved automatisering af processer? Vores eksperter står klar med viden om implementering, opgradering, optimering og meget mere.  

Så tøv ikke med at tage fat i os for en uforpligtende dialog om, hvordan vi i samarbejde kan optimere din forretning.