Jernia satser på langsiktig utvikling i skyen

Sammen med Columbus Norge erstattet Jernia det gamle ERP-systemet med Infor CloudSuites bransjeløsning for varehandelen. Det gode samarbeidet bidro til at det omfattende skyløftet ble levert på tid, kost og kvalitet.

 

Å flytte ERP-løsningen til skyen utgjør en viktig del av digitaliseringsutviklingen for hele Jernias organisasjon. 

 

– Under leveransen var vi gode til å stå på når det brant litt ekstra, særlig i go-live prosessen. Og det er ikke mange ERP-prosjekter som faktisk blir levert på kost, tid og kvalitet med minimal nedetid. Det er veldig imponerende i seg selv, sier leder forretningssystemer & prosjekt i Jernia, Stian Nybro. 

Videreutvikler virksomheten i takt med fremtidens krav 

Jernia innså tidlig at det ble avgjørende å modernisere IT-løsningene. Det ville gi flere muligheter i å videreutvikle organisasjonen og prosesser i forhold til de kravene og behovene som fremtiden vil bringe.

 

– For oss er det vesentlig å sikre at vi har en moderne og driftssikker ERP-plattform egnet for fremtiden og morgendagens behov, sier teknologidirektør i Jernia, Sondre Eftedal.

ERP-løftet ble utført med bruk av Infor Cloudsuite IA Distribution, en standardisert bransjeløsning for varehandelen. Ved å gå fra en tradisjonell (on-prem) løsning til skyløsning står Jernia nå bedre rustet til å drive sin kontinuerlige forbedring på en moderne ERP-løsning og får en robust plattform der nye effektive tjenester kan legges til.

 

– Samtidig var vi svært opptatt av at behovet skulle være fundamentert i de kommersielle ambisjonene vi har i Jernia, sier Eftedal, og fortsetter:

 

– Dette prosjektet er viktig for å styrke vår evne til å utvikle og fornye virksomheten. Det legger også fundamentet for den konkurransekraften vi trenger for å gi kundene våre best mulig service. En annen avgjørende faktor var å svare på vårt behov for å ytterligere videreutvikle vårt omnikanalkonsept – som allerede er blant de beste i landet. Infor CloudSuite dekker i tillegg fullt ut våre strenge krav til oppetid, skalerbarhet og sikkerhet.

 

Prosjektet startet i fjor, og løsningen ble satt i drift ved årsskiftet. Fristen var satt med tanke på å kunne bruke løsningen i det nye regnskapsåret.

Vil ta i bruk oppdatert og ny teknologi 

– I utgangspunktet var det flere behov vi ønsket å dekke gjennom dette skyløftet, sier Nybro.

Leder forretningssystemer & prosjekt i Jernia, Stian Nybro forteller om samarbeidet med Columbus. Foto: Twins Productions

 

Han legger til at ERP er tunge og omfattende systemer for virksomheten og det er en vanskelig og stor jobb å oppgradere on-prem løsninger. – Dette resulterer gjerne i kjempestore prosjekter hver gang noe skal endres, forteller han.

 

Jernia har vært opptatt av å minimere den operative risikoen det medfører å på egenhånd ha ansvar for å drifte den datakraften og programvaren som er nødvendig for virksomheten.

 

– Vi var spesielt opptatt av å få et stabilt system med minimal nedetid med adgang til hyppige oppgraderinger. Dette var noe vi ikke kunne oppnå med det gamle systemet, og vi ønsket ta del i den nye teknologien Infor utvikler.

 

– Jernia skal sitte i førersetet og ikke bli stående igjen på perrongen i det kontinuerlige digitaliseringskjøret bransjen kjenner på nå.

Foto: Jernia

Forankret prosjektet godt i organisasjonen 

Hvordan forberedte Jernia organisasjonen i forkant av prosjektet?

 

– Vi har hentet mye kunnskap hos våre interne prosesseiere, sier Nybro, og fortsetter; – Vi har speilet den naturlige oppdelingen av plattformen i ulike prosessområder internt – med blant annet egne prosesseiere for økonomi, logistikk og salg. Det var viktig å få prosesseierorganisasjonen på plass og gi den ansvar for at prosjektet henter ut de gevinstene som vi ønsket å oppnå. Dette ga prosesseierne et stort ansvar, sier Nybro.

 

Jernia satte opp budsjetter som frigjorde tid. Prosesseierne hadde allerede 100 prosent stillinger fra før, og det ble et tidkrevende prosjekt.

 

– Det ble det mye jobb for alle som var involvert. Hvis det er noe vi har lært, så er det at det er viktig å være i forkant, ikke minst å gi tidlig opplæring for nykommerne. Det kan være en fordel for organisasjonen, hevder Nybro.

 

– Den største risikoen vi hadde gjennom prosjektet var knyttet til disse nøkkelpersonene. Vi hadde ikke så mange å spille på og det var viktig å holde arbeidsmengde og fravær under kontroll, sier han.

Tekniske løsninger med hjelp fra Columbus 

Vesentlige deler av prosjektet var forbundet til hvordan de Jernia-spesifikke metodene og prosessene skulle komme til uttrykk i de tekniske løsningene.

 

– Målet vårt var å ende med en løsning hvor så mange prosesser som mulig var basert på standard funksjonalitet. Dette klarte vi godt og har i underkant av 5 prosent tilpasninger. Her kom det gode innspill fra Columbus om hvordan dette skulle løses og gjennomføres i vårt system, sier Nybro.

 

Forandringer kan være krevende, og ofte ønsker mennesker å håndtere arbeidssituasjonen slik man er kjent med, men teamene jobbet godt sammen og så nye muligheter og løsninger.

 

– Columbus hjalp oss til å få folk til å tenke nytt og se hvilke muligheter den nye teknologien åpner for. Dette fungerte godt og vi møtte ingen motstand internt i organisasjonen på det. Vi beholdt en positiv gjeng gjennom hele prosjektet. Det var et stå-på-giv helt mot mål, sier Nybro.

Videre utvikling i skyen 

Jernia har oppnådd å redusere den operasjonelle risikoen kan Nybro fortelle; – den står som grønn og levert i prosjektet nå. Og vi har kommet oss opp på den siste teknologien, her er alt klart.

 

For å kunne holde tidsfristen med implementeringen av skyløftet, ble noen deler av effektene og resultatmålene satt på vent.

 

– Det er naturlig at vi skreller av en del gevinster bare for å få prosjektet i havn. Etter go-live startet vi derfor umiddelbart et nytt prosjekt kalt Gevinst, sier Nybro.

 

– Her skal vi gå gjennom alle prosessområdene våre i samarbeid med Columbus for å hente ut gevinstene av skyløftet. Dette prosjektet skal ende i en kontinuerlig prosess hvor vi hele tiden leter etter nye områder hvor den nye teknologien bør benyttes. Spesielt sørge for at workflow-prosessene i systemet gjenspeiler den faktiske arbeidsflyten for alle som jobber i systemet, sier han.

 

Dette utgjør en langsiktig prosess, hvor Jernia vil jobbe videre med Columbus med på laget.

 

– Vi ønsket å komme raskt i gang og hadde store ambisjoner i prosjektet. Underveis støter man på utfordringer, og det er viktig å holde motoren i gang. I ettertid, under mer ro, vil vi kunne gjennomgå alle prosesser for å se om det er finnes ytterligere gevinster å hente ut.

En sterk, felles arbeidskultur 

Columbus og Jernia har samarbeidet i ett år med ERP-løftet, men arbeidet sammen i et forprosjekt forut hvor man gikk gjennom alle prosessene, og der Jernia fikk en løsningsskisse som de kunne ta utgangspunkt i på et overordnet nivå.

 

Det siste året har prosjektlederne fra Columbus, Sopra Steria og Jernia hatt daglige stand-up morgenmøter der man gjennomgikk mål for dagen og hadde tett oppfølgning i prosjektstyringssystemet Jira.

 

– Dette fungerte bra. Det viste seg også viktig for prosjektet å gjennomføre ukentlige møter i et prosesseier-forum hvor vi kalte inn alle prosesseierne. Her tok vi opp utfordringene de måtte ha, hvor de sto fast og hva de trengte for å komme seg videre. Vi hadde også flere fysiske møter hvor vi jobbet med post-it lapper på tavler, noe som for oss ga en god samarbeidsflyt og oversikt.

 

Prosjektleder i Columbus, Morten Dobloug understøtter dette. – «On time and target» kunne vært overskriften på dette prosjektet. Vi hadde minimal nedetid og det var rekordplukk fra lageret i januar etter første go-live, sier Dobloug.

 

– Vi har hatt en åpen og ærlig dialog med kunden fra start. Det var en sterk «vi-mentalitet» gjennom hele prosjektet. Hvis det oppsto problemer rettet vi ikke pekefingeren mot noen, men vi tok tak i det og løste dem sammen som et team. Vi har satt spesielt søkelys på kulturen i prosjektet og hvordan vi håndterer oppgavene, sier han.

 

– Jernia er veldig kompetente, de har brukt Infors løsninger lenge og på noen områder kunne de til og med mer enn oss. Det er på godt og vondt, og jeg tror vi klarte å bruke det ganske fornuftig. Vi har sett at vi har kunne lære av måten de ønsker å jobbe på, og vår kompetanse kommer godt balansert inn. Vi sparte tid på hvordan standard Infor CloudSuite fungerer og kunne bruke mer tid på avansert funksjonalitet, sier Dobloug.

 

Dette er Nybro enig i. – Det var veldig viktig for oss i starten av prosjektet at vi ønsket at dette ble et team-arbeid, også med tanke på at vi ønsket et videre samarbeid med forvaltning av løsningen med Columbus i etterkant. Det synes jeg vi fikk til på en god måte, vi var åpne fra begge sider fra start. Vi løftet utfordringer og landet dem fortløpende, sier han.

Lærer og undersøker nye muligheter 

Fremover vil Jernia fortsette med gevinst-prosjektet og videreføre gode workshops med Columbus.

 

– Oppgaven er tredelt, det første var restanselista etter go-live, der var det noen caser som fortsatt var igjen som vi begynner å få landet, og så har vi fokus på å lære alle å bruke systemet, se hvilke muligheter det gir og få flettet det inn i våre prosesser.

 

Dere har oppnådd mye av det dere vi ønsket?

 

– Ja, vi har det, selv om det er mye mer vi ønsker som vi ikke har funnet ennå. Det er litt der vi er nå. Heldigvis får vi god hjelp av Columbus i arbeidet med å identifisere og implementere potensielle forbedringer og gevinster.