Hanssons ökar produktsäkerhet med digitalt verksamhetssystem  

Med hjälp av M-Files och Columbus har Hanssons skapat en digital plattform som stödjer hela verksamheten. Viktig information, dokumentation och certifikat finns alltid tillgängliga och enkelt sökbara för alla som behöver dem. Automatiska påminnelser om kritiska rutiner och kontroller i produktionen säkerställer att ingenting hamnar mellan stolar. Det bidrar till säkrare livsmedelshantering, ökad kvalitet och tryggare medarbetare. 

 

För Hanssons som jobbar med färsk fisk är rutiner och kontroll av livsmedelshantering, hygien och utrustning kritiska för att kunna leverera säkra produkter av hög kvalitet till företagets kunder och till slutkonsumenterna. Dessutom finns en mängd branschstandarder och certifieringar med specifika krav att hålla koll på. Innan digitaliseringsprojektet med Columbus hanterades dessa affärskritiska processer manuellt med dokumentation och checklistor på papper i en mängd olika pärmar. Det var inte en hållbar och säker process. 

Målet: aldrig mer pärmar och papper 

Hanssons började se sig om efter ett system som i första hand kunde hjälpa dem med informationshantering. I dialog med Columbus insåg de snabbt att de behövde ett utökat IT-stöd för att digitalisera alla viktiga affärsprocesser och dokumentation.

 

"Mitt mål är att skapa IT-stöd för alla processer i verksamheten. Det ska inte finnas några pärmar alls i livsmedelsproduktionen och de enda papper som ska behövas är etiketter till våra produkter", säger Amer Dzindic, IT-chef. 

 

Bröderna Hanssons använde redan M-Files för vissa IT-projekt inom företaget. Därför började man utforska hur lösningen kunde användas till fler områden. Columbus konsulter gjorde en kartläggning av alla processer och dokumentation. Det blev snabbt tydligt att Hanssons behövde en IT-lösning som knyter samman alla aktiviteter, information och dokumentation kring verksamheten – ett skräddarsytt verksamhetssystem. 

 

"Columbus kunniga konsulter hjälpte oss att tolka våra manuella, pappersbaserade processer och hitta det bästa sättet för att digitalisera dessa med fokus på användarvänlighet och säkerhet. Columbus leverans är så mycket mer än klassisk IT-utveckling, de har hjälpt oss att digitalisera hela verksamheten", säger Amer Dzindic. 

En central hubb för information, dokumentation och samarbete 

Hanssons nya verksamhetssystem är mycket mer än ett dokumenthanteringssystem. Det fungerar som en central hubb för all information, dokumentation och certifikat för enkel och smidig tillgång för både interna och externa användare.

  

Informationen sorteras inte i en klassisk folderstruktur utan taggas med hjälp av meta-data så att systemet kan skapa relationer mellan processer och dokument. På så sätt kan användare söka efter exempelvis en produkt och direkt se all information som rör den produkten, från leverantörens produktblad och senast uppdaterade certifikat till vilken utrustning som använts vid förädling och paketering samt skötselinstruktioner för just den maskinen. 

 

"Vi har fått väldigt bra respons från våra användare. Framför allt uppskattar de sökfunktionen som gör det snabbt och enkelt att hitta all information om produkter eller inventarier. Medarbetare på hela företaget sparar mängder med tid tack vare att de nu direkt kan hitta rätt information och snabbt följa upp processer", säger Amer Dzindic.  

 

Även Hanssons leverantörer använder det nya verksamhetssystemet för att ladda upp aktuella produktblad, ingrediensförteckningar och certifikat i en självbetjäningsportal. Leverantörerna får automatiska e-postmeddelanden när det är dags att uppdatera informationen och medarbetarna på Hanssons kan känna sig trygga i att de alltid använder den senaste versionen.  

 

"Verksamhetssystemet fungerar som en samarbetsportal där våra leverantörer kan logga in och uppdatera information om sina produkter. Innan vi hade systemet kontaktade vi alla 500 leverantörer via e-post flera gånger per år för att be om uppdaterad information. Det här innebär en otroligt stor tidsbesparing både för oss och våra leverantörer", säger Amer Dzindic. 

 

I framtiden planerar Hanssons även att erbjuda sina kunder tillgång till portalen. Till dess registrerar medarbetarna kundärenden så att de kan följa upp reklamationer, identifiera orsaker och åtgärda eventuella problem. På så sätt fungerar verksamhetssystemet som navet för arbetet med produktkvalitet och löpande förbättringar. 

Livsviktig hantering av certifikat 

Certifieringar och standarder såsom MSC, KRAV och FSSC 22000 är livsviktiga för livsmedelsföretag som Hanssons. Tack vare det nya verksamhetssystemet finns de senast uppdaterade certifikaten alltid tillgängliga digitalt och är enkelt sökbara.  

 

Eftersom alla processer och rutiner kring HACCP och egenkontroll hanteras i systemet finns dessutom fullständig spårbarhet och dokumentation kring företagets arbete med livsmedelssäkerhet När det är dags att förnya certifikat eller vid besök från livsmedelsinspektörer kan Hanssons enkelt ta fram den dokumentation som behövs för revisioner och kontroll.  

 

En mängd olika certifieringar och standarder innebär också oräkneliga krav och regler att hålla reda på. Informationen om dessa fanns tidigare i många olika dokument, eller i värsta fall i huvudet hos några få medarbetare, vilket försvårade kunskapsspridning till alla medarbetare som berördes. 

 

"Med hjälp av Columbus konsulter har vi nu kopplat samman produkter med de certifikat och standarder som är aktuella så att våra medarbetare kan få en helhetsbild av hur varje enskild produkt påverkas av olika regler och krav. Dessutom har Columbus byggt funktionalitet för att automatiskt korsreferera kravlistorna i systemet så att vi kan jobba mycket mer effektivt med certifieringsprocesser", säger Amer Dzindic. 

Resultatet: effektivitet, säkerhet och kvalitet 

Hanssons har gjort en imponerande resa från papper, pärmar och ständigt sökande efter uppdaterad information till ett digitalt verksamhetssystem med automatiserade processer och sammankopplad dokumentation. Fördelarna som företaget redan har upplevt är lika många som viktiga.  

 

Alla i företaget arbetar mer effektivt och lägger betydligt mindre tid på administrativt arbete kring verksamhetsprocesser. Rutiner och kontroll för livsmedelssäkerhet säkerställs genom automatiska påminnelser, tydlig dokumentation och full spårbarhet. Bolaget kan agera mer agilt med kontinuerliga förbättringar av produktkvaliteten då eventuella fel upptäcks snabbt, åtgärdas direkt och rutiner uppdateras. Medarbetarna upplever trygghet i arbetet när det är lätt att göra rätt. Listan över positiva resultat kan göras lång. 

 

"Målet är att digitalisera hela bolaget. Med hjälp av det nya verksamhetssystemet har vi kommit en bra bit på vägen. Columbus konsulter förstår verkligen vår verksamhet och utmaningarna inom livsmedelsbranschen. Deras kunskap och stöd har varit otroligt viktigt för vår digitaliseringsresa", avslutar Amer Dzindic.