Redo för förändring
Columbus inledde projektet med en förstudie genom deras tjänst "Prepare for Change". Förutom att bedöma organisationers beredskap för förändring utmanar även förstudien det befintliga arbetssättet och applikationslandskapet. För engcon innebar detta att säkerställa att införandet av det nya affärssystemet gav stöd till de befintliga affärsprocesserna och den övergripande strategin för att maximera alla möjligheter.
Under en serie workshops översåg Columbus hela ramverket för processen, från början till slut. Tillsammans med nyckelpersoner från engcon granskades processen från ett övergripande perspektiv istället för att fokusera på detaljer.
”Det här var ett tankesätt som vi inte hade använt tidigare men alla var väldigt nöjda med metoden”, berättar Peter Westin, IT-specialist och projektledare på engcon. Han fortsätter: ”Genom att gå igenom ämnen som möjligheter och pain-points fick våra medarbetare chansen att reflektera över och dela med sig av vilka svårigheter de stött på och vilka möjligheter de ser med ett nytt system och en förändring av arbetssätten.” Vidare förklarar Peter: ”Genom att arbeta med en kartläggning av värden kunde vi bedöma våra prestationer hittills och identifiera möjligheterna med ett nytt affärssystem".
“Det bästa var att vi kunde följa våra processer från början till slut. Det var ett bra sätt att få en överblick över hur vi arbetar.”
Peter Westin, IT Specialist & Project Manager på engcon
Undvik "ERP-trötthet"
Tobias Andersson, Business Transformation Advisor och Program Manager för Strategy & Growth på Columbus, var tidigt involverad i projektet. Han understryker vikten av noggrann förberedelse: “För att undvika 'ERP-trötthet' valde vi att tidigt gå igenom processerna från början till slut och involvera personer från olika avdelningar för att skapa en tydlig bild av behoven. Detta skapade även ny energi och förväntan, vilket hjälper nyckelpersonerna i projektet att känna sig positiva inför förändringen.”
Vidare förklarar Tobias om Columbus holistiska transformationsmetod: "Med vår holistiska transformationsmetod hjälper vi våra kunder att skapa samförstånd mellan medarbetare och främja en gemensam förståelse för att identifiera vilka värden som finns och hur de kan realiseras. Ibland kan det krävas implementering av ett nytt IT-system eller en helt ny arbetsmetod. Ofta är det en kombination av båda som behövs och då behöver vi förbereda dem inför den förändringen.”
Framtiden för samarbetet mellan engcon och Columbus
Trots att projektet fortfarande befinner sig i ett tidigt skede och att implementeringen av ERP-systemet just nu inleds, har engcon redan börjat se flertalet fördelar. En betydande förbättring är den ökade insikten om att projektet sträcker sig bortom en uppgradering av ett system. Det har nu blivit klart att detta inte enbart rör IT-avdelningen; Det är en transformation av hela företagets arbetsmetoder.
Som tidigare nämnts har engcon växt snabbt utan att ha varken tydliga processer på plats eller noggrann övervakning av kritiska nyckelområden. Förstudien utförd av Columbus har identifierat de områden som engcon behöver fokusera på, samtidigt som den har skapat en ökad förståelse och engagemang kring förändringen. Tobias Andersson poängterar: "Detta är precis vad vår tjänst 'Prepare for Change' syftar till: att grundligt förbereda för en stor förändring, vilket ökar sannolikheten för en lyckad och framgångsrik implementation avsevärt."
Tobias Andersson avslutar: "Under dessa två månader av förstudier har vi byggt upp ett starkt förtroende mellan nyckelpersoner och kunnat rekommendera den bästa vägen framåt för engcon. Ibland får man bara en känsla av att samarbeten fungerar smidigt, och det har verkligen varit fallet med engcon. engcon är definitivt ett företag som vi ser fram emot att stödja och utveckla under många år framöver!"
