engcon
Redo för förändring
Columbus började projektet med en förstudie från vår service ”Prepare for Change”. Utöver att utforska hur redo en organisation är för en förändring – i det här fallet, för ett nytt affärssystem – så utmanar förstudien det nuvarande sättet att arbeta och det existerande applikationslandskapet.
För engcon handlade det här om att säkra att förändringen gav stöd till affärsprocesserna och den övergripande strategin för att ta vara på alla möjligheter.
Under en serie workshops översåg Columbus hela ramverket för processen, från början till slut. Tillsammans med nyckelpersoner från engcon undersökte vi processen från ett high-level perspektiv i stället för att fokusera på de små detaljerna.
”Det här var ett tankesätt som vi inte hade använt tidigare men alla var väldigt nöjda med metoden”, säger Peter Westin, IT-specialist och projektledare på engcon. ”Genom att gå igenom ämnen som möjligheter och pain-points fick våra medarbetare chansen att reflektera över och dela med sig av vilka svårigheter de stött på och vilka möjligheter de ser med ett nytt system och en förändring av arbetssätten.”
”Genom att arbeta med en kartläggning av värden kunde vi se vad vi redan har åstadkommit och vad vi kan uppnå med ett nytt affärssystem.”
“Det bästa var att vi kunde följa våra processer från början till slut. Det var ett bra sätt att få en överblick över hur vi arbetar.”
Peter Westin, IT Specialist & Project Manager, engcon
Undviker "ERP-trötthet"
Tobias Andersson, Business Transformation Advisor och Program Manager för Strategy & Change på Columbus, var tidigt involverad i projektet. Så här beskriver han vikten av förberedelse: “För att undvika ”ERP-trötthet” valde vi att tidigt gå igenom processerna från början till slut och tog in personer från olika avdelningar för att få en tydlig bild av behoven. Det här skapade även ny energi och förväntan, vilket hjälper nyckelpersonerna i projektet att känna sig positiva inför förändringen.”
“Med vår holistiska transformations-metod hjälper vi våra klienter att skapa samförstånd mellan personer och ett gemensamt tankesätt, för att hjälpa dem identifiera vilka värden som finns och hur de kan uppnå dem. Kanske är det ett nytt IT-system som krävs eller ett helt nytt sätt att arbeta. Ofta är det en kombination av båda som behövs och då behöver vi förbereda dem inför den förändringen.”
Framtiden för samarbetet mellan engcon och Columbus
Trots att projektet fortfarande är i ett tidigt stadie och att det är först nu som implementationen av ERP-systemet sker, så har engcon redan kunnat se en del fördelar.
Ett viktigt exempel på det är att det har blivit mycket tydligare att projektet handlar om mer än en uppgradering av ett system. Därmed är det inte längre något som enbart rör IT-avdelningen: Det är en transformation av hela företagets sätt att arbeta.
Engcon har som tidigare nämnt växt snabbt, utan att ha tydliga processer på plats eller övervakning i viktiga nyckelområden. Förstudien som Columbus genomförde visade vilka områden som engcon behöver fokusera på, men skapade även en större förståelse och engagemang kring förändringen.
Det är även just det som vår service ”Prepare for change” handlar om: Att bli redo på riktigt inför en stor förändring, något som gör att troligheten att implementationen blir en framgång mycket större.
Tobias förklarar: “Under dessa två månader av förstudier har vi skapat förtroende mellan nyckelpersoner och kunnat rekommendera den bästa vägen framåt. Ibland får man bara känslan av att det här är ett bra samarbete och så har det verkligen varit med engcon. engcon är helt klart ett företag vi vill stötta och hjälpa till att förbättra under många år framöver!”
