I och med att NCC som helhet verkar i en lågmarginal bransch, är det viktigt för NCC Industry att optimera sina processer så mycket som möjligt. Tidigare har de flesta anläggningar och kontor haft sina egna rutiner vad gäller orderhantering, försäljning, fakturering, logistik och dylikt. För att skapa större effektivitet och synergieffekter har NCC inlett en större organisationsförändring med sikte på mer gemensamma arbetssätt.
En samlad kontaktpunkt för ett komplext system med stora krav
Som del av NCC Industrys förändringsresa implementerades affärssystemet Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. I och med att det handlar om en stor och komplex lösning finns det flera utmaningar vid övergången från IT-projekt till drift, och det var inte något undantag här. Bland annat fanns det en stor backlog på förändringsförslag, och det var svårt att ha kontroll på alla aktiviteter och vad som hade gjorts respektive behövde göras. Då kom Columbus support- och förvaltningsorganisation (Columbus Care) in med uppdraget att skapa stabilitet och effektivitet kring incidenthantering, releasehantering och vidareutveckling.
Under Columbus Care får NCC Industry en samlad kontaktpunkt (Single Point Of Contact) för alla support- och förvaltningstjänster samt en gemensam digital arbetsyta för samarbetet. Därmed hålls all kommunikation, planering och ärenden ihop. Istället för att behöva mejla och fråga efter uppdateringar eller missa viktiga datum får alla samma bild och kan följa upp status i realtid. Det gör att NCC Industrys användare får snabb och överskådlig information om incidenter, problemlösning, tjänstebegäran och förändringsförslag.
Lyhörda team som förstår kundens behov
Bristande förståelse för kundens prioriteringar och behov är ofta en stor utmaning för verksamheter som anlitar IT-konsultbolag. Å andra sidan är det svårt att hitta exakt rätt kunskap och tillgänglighet om man endast förlitar sig på interna resurser eller mindre externa aktörer. Med Columbus kunde NCC Industry få det bästa av båda världar - lokal närvaro med ett globalt team.
" Columbus Care-teamet har engagerade konsulter i nyckelroller som verkligen förstår vad som är viktigt för oss och vad vi behöver. De har ett proaktivt förhållningssätt tillsammans med stor fokus på verksamhetsnytta. Vi uppskattar att Columbus Care-teamet har skapat bra och enkla rutiner för oss att samarbeta effektivt med hög transparens, konkreta actions och stabila leveranser "
– Marie Olsson, Business Relationship Manager på NCC Industry
Kontroll på frekventa releaser med proaktiv planering och dialog
Microsoft adderar funktionalitet för Dynamics 365 Finance & Operations med jämna mellanrum. Dessa standardreleaser genomförs per automatik av Microsoft om man inte aktivt skjuter upp dem. Därför är det viktigt att vara ute i god tid med att testa releaser och hålla koll på viktiga datum. Till exempel under semestertiderna är det lätt att missa en kommande release och då funkar inte allting som det ska när man väl är tillbaka.
För att möta utmaningen med frekventa releaser har Columbus och NCC Industry veckovisa planeringsmöten som del av en löpande och proaktiv dialog. För att vara ute i god tid görs en grov planering med ett års framförhållning. Från estimat och prioritering till utveckling och testning är hela processen fram till release transparent och stabil. NCC Industry får en presentation över hur nya releaser kan påverka deras arbetssätt och vilken nytta de skulle kunna ha av nya funktioner. Då är det lättare att tillsammans välja rätt bland uppdateringarna och fånga upp verksamhetsnytta.
En strategisk partner med bred kompetens
En så kallad Legacy-leverantör kanske bara ser till att äldre system hålls igång och fungerar. Men en strategisk partner har bredare kompetens än ett enskilt system och större fokus på att skapa verksamhetsnytta. För att vidareutvecklingen ska gå åt rätt håll ser Columbus och NCC Industry till att hålla en strategisk dialog om framtida behov. På så sätt ökar effektiviteten på sikt då risken för merarbete för att gå tillbaka och skruva om minskar.
" Vi ser inte Dynamics 365 F&O som ett IT-projekt utan snarare en verksamhetsomställning. Därför ville vi ha en strategisk partner med bred kompetens som kan vara med och hjälpa oss med den stora transformationen. Det fick vi i Columbus och vi ser fram emot att tillsammans fortsätta bygga ut vår IT-plattform och optimera ytterligare processer såsom optimering av licenser och anläggningstillgångar "
– Fredrik Grenander, Nordic IT Manager på NCC Industry
Columbus rankas som strategisk partner i NCC:s Strategic Vendor Management Program. Programmet utvärderar och utmanar partners utifrån ett flertal kriterier och målsättningar och uppmuntrar till samarbete på strategiska frågor och utmaningar.
Om Columbus
Single Point of Contact är en del av Columbus tjänst Service Desk som prioriterar lösningar utifrån ITIL-processer och uppdaterar alla berörda användare om aktuell status på incident. Incidenthantering ingår i Columbus tjänst Solution Support som säkerställer hög tillgänglighet och funktion för alla applikationer samtidigt som incident övervakas och åtgärdas. Tack vare erfarenheter från andra uppdrag kan Columbus ge proaktiva tips för att undvika problem innan de uppstår.
Releasehantering är en del av Columbus tjänst Solution Optimization, i vilken även hantering av förändringsförslag och anpassning av nya lösningar ingår. D365 SecureUpdate är också en viktig del av hur Columbus hjälper NCC Industry hantera releaser. Det ingår i Columbus tjänst Solution Operations som går ut på att på garantera upptid genom löpande övervakning och planering av databaser, patches, hotfixes och säkerhetsuppdateringar.
