Varje projekt hos Plan International är omgärdat av en mängd viktiga dokument. Tidigare gick orimligt mycket av medarbetarnas tid åt till att leta efter viktig information i mappar och e-postprogram, tid som hade behövts till annat. Det verkade omöjligt att skapa en mappstruktur som var logisk och tillgänglig för alla användare.
M-Files kunde möta behoven
Att effektivisera och frigöra tid till hjälparbete var utgångspunkten i den kravspecifikation Plan International tog fram inför valet av nytt system. Ett annat viktigt krav var att göra dokument tillgängliga offline, för medarbetare som jobbade på plats runt om i världen.
Columbus erbjöd en enkel lösning med M-Files, som täckte in de behov som fanns och gav utrymme att växa. Det här var 2014, när Columbus precis börjat jobba med M-Files.
– Det märktes visserligen att M-Files var nytt för Columbus på den tiden, men det vägdes upp av en stor lyhördhet inför våra behov, både på sälj- och tekniksidan, säger Nidall Fayez, CIO på Plan International.
Projektet svällde
Organisationen jobbar med olika typer av verksamhet, vilket gjorde att nya förutsättningar och behov upptäcktes efterhand. Det ledde visserligen till att implementeringen drog ut på tiden, men trots det höll projektet budget och Columbus levererade enligt offerten.
Filservern används inte längre
Numera jobbar alla avdelningar självständigt med M-Files och det fungerar bra. Medarbetarna har lärt sig använda meta-data, och slipper lägga tid på att förstå andra avdelningarnas mappstrukturer. Den gamla filservern är nu nedstängd, och alla medarbetare kommer åt alla nödvändiga dokument offline, var de än befinner sig i världen.
– Vi sköter det mesta av systemförvaltningen själva, men tar ibland hjälp av Columbus användarforum för att utväxla tankar kring olika behov och lösningar, säger Nidall Fayez.