Rätt uppstart är helt avgörande för att implementera en ny dokumenthantering. Just i den fasen ligger INFICON Aaland AB, ett företag som förbereder sig för expansion och en framtid med bättre kontroll. Tillsammans med Columbus lägger de grunden för framgång.
GLOBAL INDUSTRI PÅ ÅLAND
INFICON Aaland AB är en del av en koncern som utvecklar, producerar och säljer produkter som mäter och analyserar gas och vakuum. Företaget, med huvudkontor i Schweiz, är världsledande i sin nisch, deras sensorer används av en rad olika industrier runtom i världen. Det viktigaste kundsegmentet är halvledarindustrin, men deras produkter används i en mängd andra områden – både i tillverkningsprocesser och som komponent i själva produkterna. De har åtta fabriker med tillverkning i olika delar av världen, varav en alltså ligger på Åland.
KRÄVER FULL KONTROLL
Många företag är i samma sits som INFICON: De behöver byta till en ny generation av system och dessutom se till att det fungerar inom koncernens olika företag. För varje månad som går ökar volymen och antalet versioner av dokument. Samtidigt växer företaget organiskt med nya anställda. Det betyder att resurser används för att nya medarbetare ska lära sig det äldre systemet – ett system som ändå ska bytas ut. Ibland köper koncernen upp företag som använder andra system, något som rör till bilden ytterligare.
Roger Danielsson arbetar från Åland och är global chef för kvalitet och miljö. Hans fokus har de senaste månaderna varit de interna dokument som krävs för att styra och rapportera en ISO-certifierad verksamhet som deras. Det är helt avgörande att ha full kontroll på rätt version av exempelvis styrdokument och hållbarhetsredovisningar. Roger ger ett exempel:
– Säg att ingenjörerna på den tekniska avdelningen uppdaterar ritningar till en komponent. Inköpsavdelningen har en inaktuell version av ritningen, kontaktar en underleverantör och beställer en årsförbrukning av en komponent. En månad senare har vi inte bara en dyr utgift, vi får också allvarliga leveransproblem. Det får inte hända.
IMPLEMENTERING MED M-FILES
INFICON har precis (maj 2022) påbörjat implementeringen. Roger och två kollegor har installerat M-Files som en första, liten pilot. Deras implementering följer en beprövad arbetsgång och Roger betonar hur viktigt förarbetet är. Ett nytt system som M-Files har många fördelar, och det är lätt hänt att önskelistan på allt man vill börja tillämpa blir längre och längre. Samtidigt är det viktigt att ha respekt för att det är en komplex förändring att ersätta olika, äldre system. Rogers råd är:
– Skriv istället en lista på vad allt ni inte behöver från start. Tänk er mindre lösning och gör den till en framgång, istället för att försöka få in allt från start.
Roger menar att de flesta är bra på att spara dokument, men många missar att den riktiga utmaningen är att gallra. Här kan ett system som M-Files hjälpa. Man sätter ett ”sista förbrukningsdatum” så att dokumentägaren får avgöra om dokumentet är aktuellt, om det behövs en uppdatering eller att det ska arkiveras. Inaktuella dokument ska inte ens vara tillgängliga för vanliga medarbetare.
VÄNTA INTE FÖR LÄNGE
En utmaning är att implementeringen ska ske samtidigt som företaget växer snabbt, och ny personal ska introduceras. Det är svårt att få kollegorna att avsätta tid, samtidigt som det är en förutsättning för framtiden.
– Mitt enkla råd är att sätta igång. Ingen vinner på att vänta. I vårt fall hade vi dessutom en mjukvarulösning kopplad till Explorer, den kommer helt enkelt sluta fungera om vi inte gör något.
Planen är att de 80 anställda på Åland ska jobba med M-Files innan året är slut. I dagsläget är det 300–400 styrande dokument, instruktioner, processbeskrivningar, miljöcertifieringar etc. Dessutom är det 150–200 blanketter och ytterligare några hundra processdokument. Internationellt är det minst åtta gånger mer.
REDO FÖR EXPANSION
Förbättringen är mycket efterlängtad och betyder att man är redo för framtiden och ytterligare expansion. När det gäller IT-lösningar gäller det att ligga ett steg framför och ha kapacitet för morgondagen. Ett exempel är att många andra system är begränsade i språk, M-Files däremot hanterar hela 38 olika språk.
Roger berättar att valet av M-Files avgjordes av språken och systemets kapacitet överlag:
– Jag kan förstås inte sätta något betyg på M-Files ännu. Men jag säga hur viktigt det är att ha en bra leverantör som kan förklara och visa oss vad vi behöver. Columbus har öppnat dörrar som vi själva inte tänkte på och jag har stort förtroende för de konsulter som hjälper oss.
