Genom att implementera samma version av Infor M3 i alla länder fick Höganäs en låg underhållskostnad, minskade antal anpassningar och bättre koncernrapportering. Projektkostnaden landade dessutom på 80% av den budgeterade och migreringen skedde på 24 timmar för 12 länder.
Höganäs önskade förbättrad rapportering, kommunikation och användarvänlighet. Med splittrad använding av affärssystem var det svårt: delar av koncernen satt med Infor M3 version 10, några av dotterbolagen hade föråldrade versioner, och ytterligare några hade helt andra affärssystem. 2014 var det dags för Höganäs att uppgradera till M3 version 13.2, ett effektivt genomfört projekt som resulterade i vinster på både kort och lång sikt.
Minskade underhållskostnader och stora tidsvinster
Att använda samma affärssystem och version i hela koncernen medförde förbättrad koncernrapportering och förenklade processer i samtliga bolag världen över. Med hjälp av mash-ups och usability-lösningar minskades antalet anpassningar, något som gick hand i hand med Höganäs strategi att följa med i Infors versionsuppdateringar av M3 för att slippa hamna i teknikskuld. Att göra ett lyft över många versioner innebär stora kostnader, men att följa med i versionerna håller underhållskostnaden låg. Projektet medförde därför långsiktiga tidsvinster och besparingar både under uppgraderingen och i den framtida dagliga verksamheten.
Höll tidsplanen och landade på 80% av beräknad budget
12 länder var involverade och projektet höll tidsplanen. Alla länder startade samtidigt i en ”Big Bang”. Totalt rörde det sig om 850–1.000 användare i Sverige, Belgien, Tyskland, Brasilien, Kina, Frankrike, United Kingdom, Indien, Japan, Sydkorea, Taiwan, och USA. Japan var först på grund av tidsskillnaden och alla var igång inom ett dygn. Att den verkliga projektkostnaden landade på ca 80% av den budgeterade berodde till stor del på ett väl genomfört projekt.
Tre framgångsfaktorer för en tids- och kostnadseffektiv uppgradering:
1. Gott samarbete mellan Höganäs M3-grupp, styrgruppen och iStone
För att få till ett effektivt samarbete och minska hinder skapades en styrgrupp bestående av framförallt ekonomicheferna för berörda enheter. Gruppen kartlade hur man arbetade i de olika länderna och bestämde gemensamt hur processerna skulle ändras i och med uppgraderingen. Styrgruppen hade regelbundna avstämningar och fasta rutiner för rapportering under hela projektet.
En central och mycket kompetent M3-grupp på Höganäs utgick från verksamhetens behov och ansvarade för utvecklingen av funktionalitet och användning av affärssystemet M3 och kringliggande system. Dessa två team arbetade strukturerad och aktivt under hela projektets gång. iStone arbetade med Höganäs team under hela projektets gång: från planeringsfas, till genomförande och såg till att alla funktioner och involverade var på banan.
2. Kontrollerad migrering med noggranna tester
Migreringen av data gjordes med hjälp av iStones verktyg ExoSeries och det fungerade mycket bra. Först gjordes en migrering följt av ett konfigurationstest, sedan en migrering till följt av acceptanstest och sedan ytterligare en migrering innan det var dags för fullskaletest. Först därefter var det dags för go-live-migrering. Detta upplägg säkerställde att all data var korrekt.
3. Effektiv problemhantering
För att säkra rapporteringen av problem under hela projektet och särskilt under testperioderna användes JIRA.
Det skapade en god och effektiv översikt över utmaningar och problem genom hela projektet. Med en så tydlig och konkret problemhanteringen blir det Framgångsfaktorer Gott samarbete mellan Höganäs M3-grupp, styrgruppen och iStone Kontrollerad migrering med noggranna tester Effektiv problemhantering © iStone AB 2016 lättare att prioritera och arbeta effektivt och ha god kontroll över alla delar.
Resultat
- 12 länder är nu i version 13.2
- Projektkostnaderna blev klart lägre än de budgeterade
- Projektet höll tidsramen och gick live på satt datum
- Minskat antal anpassningar med hjälp av MashUps och Usability-lösningar
- Förbättrad rapportering och effektiviserad kommunikation