Lesjöfors är en internationell leverantör av trådfjädrar, gasfjädrar och banddetaljer till olika användningsområden. Kvalitet och hållbarhet i tillverkningen kräver dokumenterade processer och rutiner. För att göra all dokumentation lättillgänglig för dem som behöver den, gav de Columbus i uppdrag att implementera dokumenthanteringssystemet M-Files.
Ett lyckat första steg
Utmaningen i uppdraget fanns dels i mängden dokument, och dels i mängden användare ute på de olika orterna. Lesjöfors behövde ett tillgängligt och intuitivt system som användarna kunde förstå och hantera utan någon särskild utbildning.
Den första fasen, där vi gjort kvalitetsstyrande dokument tillgängliga via M-Files, rullades ut före sommaren 2017.
– Alla blir väldigt kreativa när de ser systemet, säger Kenth Wiipa, CIO på Lesjöfors. Nu vill vi fortsätta migrera mer information till M-Files, till exempel avtal och ritningar.
Bättre kontroll med intuitivt system
Implementationen har resulterat i ökad kontroll och bättre tillgänglighet. Tre framgångsfaktorer som Kenth vill lyfta fram är:
- Integration med Microsoft Office och M3 Smart Office.
- Intuitivt gränssnitt med ”drag and drop”.
- Dokumenten har sökbara egenskaper, så det behövs ingen dokumentstruktur.
Potential att effektivisera mer
Men utvecklingen stannar inte här. Lesjöfors ser stora möjligheter att effektivisera sin informationshantering med hjälp av M-Files. Det kan handla om avvikelsehantering och elektroniskt signerade dokument, till exempel.
– Det skulle innebära en enorm vinst för oss att kunna få dokument signerade och tillgängliga direkt, eftersom vi är utspridda på så många orter i ett flertal länder, säger Kenth Wiipa.