Scandbio stod inför två stora utmaningar när de behövde byta affärssystem: komplicerade integrationer och en ovanligt tajt tidsplan.
Bara åtta månader efter det att Scandbio startade projektet tillsammans med Columbus kunde det nya systemet driftsättas utan komplikationer. Här berättar Scandbios ekonomichef om utmaningarna, framgångsfaktorerna och lärdomarna.
Avancerade integrationer och kort tidsram
Logistiken är central för Scandbios verksamhet. Fakturaunderlagen utgår från lastbilarnas vikt när de levererar råvara eller kör ut färdigvaran till kunderna. En av de stora utmaningarna i bytet av affärssystem var att lyckas integrera systemen för vägning och logistik. Den allra största utmaningen var dock tidsplanen.
Det system som hade använts sedan sammanslagningen skulle tas ur drift vid årsskiftet 2016/2017. Det nya systemet behövde vara implementerat 1 maj 2016. Projektet startade i september 2015, så vi hade endast åtta månader på oss att få det nya systemet på plats.
Tre framgångsfaktorer
1. Stabil metodik och effektivt arbetssätt
Efter att Scandbio bestämt sig för Microsoft AX 2012 i egen miljö, tog de in lösnings- och kostnadsförslag från olika leverantörer. Magnus Lindberg är ekonomichef på Scandbio, och var den som ägde projektet. Han berättar om vad som avgjorde valet av Columbus som samarbetspartner för implementationen.
– En viktig anledning till att vi valde Columbus var att de hade en arbetsmetodik som verkade stabil. Dessutom kunde de leverera logistiksystemet CAPcargo, vilket matchade våra unika behov perfekt, säger Magnus Lindberg.
2. Utmaningarna möttes med rätt resurser
För att klara de stora utmaningarna – tidsramen och de komplexa integrationerna – avsatte Scandbio en heltidsresurs i form av en delprojektledare som enbart jobbade med integrationerna. Hon jobbade tätt ihop med Columbus utvecklare och säkerställde att kommunikationen mellan AX och olika kringsystem fungerade.
En av framgångsfaktorerna, enligt Magnus, var att Scandbio avsatte interna resurser som kunde verksamheten och behoven, och dessutom hade egna dedikerade kontaktpersoner hos Columbus. Projektteamen hos de olika aktörerna hade en tät dialog och ett agilt arbetssätt som gjorde dem flexibla och effektiva.
3. De interna resurserna fick tillräckligt med tid
Att lyckas med en komplicerad implementation på så kort tid kräver ett gott samarbete mellan de olika inblandade aktörerna. Man behöver också avsätta tillräckligt mycket tid internt. En av de lärdomar Magnus vill dela med sig av är vikten av att prioritera medarbetarnas tid i projektet. Deras kunskap och perspektiv är avgörande för en lyckad implementation.
– Vi förutsatte att flera av våra interna projektdeltagare skulle hinna med sina ordinarie arbetsuppgifter parallellt med projektet. Med facit i hand skulle vi ha hyrt in personal för att hantera de dagliga uppgifterna så våra medarbetare kunde fokusera än mer på sin del i projektet, säger Magnus.
Driftsättning på utsatt tid
Även om Scandbio hade god marginal innan det gamla systemet skulle stängas ner, var det viktigt att hålla på det utsatta datumet för driftsättningen. En av anledningarna var att bolaget har sitt bokslut den 30 april.
– Man kan ju alltid skjuta upp och hinna med lite till, men vi satsade hårt på att bli tillräckligt klara för att kunna driftsätta den 1 maj. Även om det skulle betyda en del handpåläggning den första tiden, säger Magnus Lindberg.
Med en så kort tidsram för implementationen var det många som hade fjärilar i magen på driftsättningsdagen. Men allt gick som det skulle. Systemet och integrationerna fungerade enligt alla förväntningar.