“Det här är i grunden ett affärsprojekt och med Columbus som partner är vi alltid på jakt efter lönsamhet”
Weetabix, som i några års tid använt Microsoft Dynamics AX 2012, kände att det var dags för en uppgradering. Även om ERP-systemet hade fungerat bra började systemets liv lida mot sitt slut. Initialt ville företaget ”lyfta” det de hade i AX 2012 och ”skifta” till Dynamics 365.
Då kontaktade Weetabix sin långvarige samarbetspartner Columbus och bad om hjälp med en Microsoft Advanced Migration Assessment. Detta för att få en bättre förståelse för vad ”lyfta-och-skifta”-migreringen skulle innebära för organisationen. Debbie Woodland, IT Business Applications Lead på Weetabix, och Alan Potter, Head of Digital Transformation, jobbade tillsammans med Columbus för att specificera Weetabix mål.
En stor fördel med projektet var att Weetabix var väl förberedda. Weetabix hade fått med sig många lärdomar från deras senaste AX 2012-implementering och hade en god förståelse för hur de ville ta sig an sitt nästa projekt. Till exempel ville de:
- Förbättra engagemanget i hela verksamheten
- Vinna medarbetare/användares buy-in
- Förbättra ERP-implementeringsprocesser
- Lägga upp och följa ett strukturerat projektschema
- Sätta upp mål och resultat från ERP-projektet, och att såklart nå dessa
Weetabix var medvetna om att deras verksamhet hade förändrats sedan de hade implementerat AX i det första projektet. De behövde alltså kartlägga deras affärsprocesser innan projektet drog igång, och titta på verksamheten som helhet istället för att bara fokusera på ERP-uppgraderingen.
Lösningen var tydlig. Även om Columbus fortfarande skulle leverera den avancerade migrationsbedömningen, behövde vi också hjälpa Weetabix att förstå nyttan av sin omimplementering. Detta skedde i tre steg.
“En höjdpunkt för mig var att se hur engagerade vårt företag var från början till slut. Det är ett kvitto på hur bra workshops och sessioner vi fick med Columbus. ”
Projektet är igång: dags att leverera
För att stötta Weetabix med att nå sina mål följde Columbus ett ”Value First”-tillvägagångssätt genom att hålla i 14 workshops där cirka 80 personer från Weetabix medverkade. Metoden innebär att företaget får först undersöka och ta del av det värde som en uppgradering av ERP kan erbjuda. Såhär går det till:
1. Identifiera företagets vision
Målet med detta steg var att hjälpa Weetabix att bygga en tydlig och övertygande framtidsplan och strategi. Vi började med en ”visionsworkshop” på toppnivå som involverade ett stort tvärsnitt av ledningsgruppen från Weetabix. På workshoppen ombads gruppen att brainstorma både potentiella utmaningar och möjligheter. Sedan, med hjälp av ett radarverktyg som Columbus hade skapat, segmenterades dessa i affärsfunktioner.
Weetabix VD och projektteam var också involverade i en visionsworkshop, som ledde till att:
- Företaget förstod att transformation bör ledas från toppen för att den ska lyckas
- Samordna projektgruppens idéer med ledningsgruppens
- Förstå de två teamens olika perspektiv
- De kom överens om vilka resurser och digitaliseringsnivå som krävs
2. Planering och målsättning
Efter alla workshops så var det dags att hitta nyttan och värdet i alla dessa potentiella förändringar, och sätta upp en plan för att uppnå målen.
En värdeanalys hjälpte oss, Weetabix och Columbus, att se bortom vad företaget behövde och varför det var dags för en förändring. Det hjälpte också att markera vart det finns mervärde – både i de finansiella aspekterna och för intressenterna. Detta steg lärde oss vilka processer som skulle kunna digitaliseras ytterligare, och analysera vilka lösningar som skulle kunna passa för målen.
3. Value proposition och roadmap
Tack vare informationen som samlades in i tidigare steg, kunde vi börja se på projektet från olika vinklar – som till exempel risker, styrkor och prioriteringar. Tillsammans med Weetabix kunde vi få fram vilka leveransmöjligheter som fanns, planeringsprocess, kostnader (både från Columbus och internt för Weetabix) och passande roadmap. Men även framgångsfaktorer: hur mycket avkastning man kunde förutspå och vilka värden man kunde nå vid en lyckad implementering.
Hur Value First-samarbetet med Columbus ser ut
Kontakta oss eller läs mer här!
