IP-Only tog ett digitalt kliv som betalat sig på några få månader. Krångel med 75 000 pappersavtal har bytts till trygghet, effektivisering och lönsamhet. Medarbetarna älskar det. Kunderna, juristerna, ekonomerna älskar det.
STÖRST PÅ ATT INSTALLERA BREDBAND
Vi är många som fått sitt bredband framdraget av IP-Only. De jobbar väldigt konkret med att koppla upp Sverige och har mer än 100 000 km egen fiber i marken. Bolaget bakom heter egentligen GlobalConnect, men varumärket mot kunderna är IP-Only. De är störst i Norden på att leverera fiberbaserad datakommunikation till både privat- och företagskunder, men är även stora på datacenter.
AVTAL OCH PAPPER ÄR EN DÅLIG KOMBINATION
För att en villaägare ska få fiber till sitt hus krävs inte bara avtal med dig som husägare, utan också med flera markägare längs vägen. Avtalet innehåller individuell information och en unik karta. Uppdateringar är vanliga och avtalet finns ofta i upp till fem, sex versioner. Innan Columbus klev in i var avtalsprocessen krånglig:
Pappret skickades till en kund, exempelvis i Arjeplog, där det skrevs under. Förhoppningsvis – ofta skickades en påminnelse. Markägaren skickade sedan tillbaka till respektive lokalkontor. Ekonomiavdelningen ville ha en kopia. Avtalet scannades in och skickades till ekonomi och kundtjänst. Grävmaskinisten i Arjeplog fick en utskrift och kunde till slut köra igång. Eftersom det ibland tog flera veckor så hann saker ändras, avtalet kanske behövde justeras och den som grävde i Arjeplog hann starta innan felet upptäcktes. Då började en lång och dyr process för att hantera avvikelsen.
Hans Enston är ansvarig markavtalsförvaltare och projektledare:
– Signaturer på papper är en dålig lösning. Brev försvinner i posten. Hela processen tar minst en vecka i snitt. Det skapar irritation hos kunden, osäkerhet hos medarbetarna. Helt i onödan.
När Columbus föreslog Scrive så såg vi direkt att det var nästa steg
LÖSNINGEN FANNS HOS COLUMBUS
Allt startade med M-Files. Det är Columbus lösning för dokumenthantering som ger IP-Only kontroll över alla versioner. Rätt personer får tillgång till rätt dokument. Hans berättar:
– Det var ett digitalt lyft. Bara M-Files var en revolution för oss och när Columbus föreslog Scrive så såg vi direkt att det var nästa steg.
Scrive är ett system för e-signering som inte bara är säkert utan också skapar bättre kundupplevelser. Kombinationen M-Files och Scrive ger ett synkroniserat flöde, och kunden kan skriva under samma dag. I samma ögonblick blir avtalet tillgängligt för ekonomi och kundtjänst.
EFFEKTEN STÖRRE ÄN VÄNTAT
Snabbheten och effektiviseringen är vinster som IP-Only hade förväntat sig och motsvarar två heltidstjänster. Utöver det finns positiva bieffekter som man kanske inte tänker på från början. Den ökade säkerheten och snabbheten skapar trygghet och mindre stress hos personalen. Relationen med kunderna blir bättre med snabb service och färre misstag, samtidigt som produktiviteten ökar.
Hans Enstons förklaring till att det gick så smidigt med implementeringen av M-Files var att Columbus lyssnade in behovet och kunde presentera rätt lösning från start. Lösningen med Scrive ingick inte i IP-Onlys ursprungliga beställning, utan där visade Columbus proaktivitet. Hans Enston förklarar:
– De presenterade den bästa lösningen för oss och kunde implementera på kort tid. Investeringen i tid och pengar betalade tillbaka sig på några enstaka månader. Columbus hjälper oss skapa fler fördelar som vi inte tänkt oss från början.
Digitala avtal är en del av kundupplevelsen
DIGITAL SERVICE STÄRKER VARUMÄRKET
Hans Enston beskriver avtal på papper som forntid. Företaget får färre avvikelser, nöjdare kunder, nöjdare medarbetare och bättre lönsamhet. Sist men inte minst är det en klar vinst för miljön.
– Jag försöker komma på en enda nackdel. Alla på företaget applåderar. Det är klart att vissa kunder kräver avtal på papper, men det fungerar utmärkt i M-Files.
– Det känns så självklart. Vi på IP-Only digitaliserar Sverige och att vi jobbar arbetar digitalt med våra kunder är helt i linje med vårt varumärke. Digitala avtal är en del av kundupplevelsen.
